Qu'est-ce qu'une tâche chronophage RH ?
Classer des piles CV, jongler avec les plannings ou vérifier le traitement des paies ou répondre aux continuellement aux mêmes demandes par emails : ces missions répétitives accaparent les équipes RH. L’arrivée de l’IA change la donne : automatisation, analyse en temps réel, et simplification des processus libèrent du temps pour se recentrer sur l’essentiel. Une petite révolution pour les équipes RH.
Nombre de tâches RH peuvent aujourd’hui être automatisées grâce à la digitalisation des processus RH, et en particulier grâce à l’IA : saisie de données, préparation du recrutement, réponse aux questions récurrentes des salariés, etc. L’utilisation de l’IA en RH est de nature à accroître la productivité des professionnels des ressources humaines et à participer à la transformation de la fonction RH.
70 % des professionnels RH attendent de l’IA qu’elle simplifie des tâches complexes et répétitives pour générer des gains d’efficacité. Ce chiffre ressort du Baromètre des DRH 2024, publié par ABV Group. La fonction RH, autrefois centrée sur l'administration du personnel, est en passe de devenir un acteur stratégique au sein des organisations. Cette transformation est possible si les professionnels des RH parviennent à se libérer d’un maximum de tâches administratives, répétitives et chronophages.
5 tâches RH à simplifier pour gagner du temps
1- Accélérer la gestion administrative et la saisie de données
D’après le Baromètre 2024 : les RH au quotidien publié par les Éditions Tissot et PayFit, « 72% des RH consacrent entre 3 et 6 heures de leur journée à des tâches administratives » : paie, gestion des absences, stockage d’informations liées aux salariés, génération de documents, gestion des procédures RH, etc. Le travail des professionnels est RH marqué par une forte production de documents et de données, qui doivent également être enrichis et mis à jour tout au long de la vie du salarié au sein de l’entreprise. Dans ce contexte, accélérer la saisie de données devient une nécessité.
La saisie de données RH est une activité particulièrement chronophage, à faible valeur ajoutée et source d’erreur lorsqu’elle est réalisée manuellement. Toujours d’après le baromètre publié par les Éditions Tissot et PayFit, 40 % des professionnels des RH interrogés aimeraient « alléger les tâches de saisie et notamment de ressaisie ». L’automatisation RH et l’IA permettent aujourd’hui de générer différents types de documents et formulaires tout en accélérant l’étape fastidieuse de la saisie de données. L’IA peut même préremplir des formulaires grâce à un simple glisser-déposer, permettant ainsi aux gestionnaires RH de saisir des données 5 fois plus rapidement.
2- Automatiser le traitement des demandes RH récurrentes
Les ressources humaines sont les interlocuteurs privilégiés des salariés, qui les sollicitent en permanence pour des questions très pratiques :
- Quel est mon solde de congés ?
- Comment adhérer à la mutuelle d’entreprise ?
- Quelle est la politique de travail à distance de l’entreprise ?
- Où consulter le compte-rendu de mon entretien annuel ?
- Etc.
Comme l’indique l’étude Digitalisation des processus RH, la voie vers l’automatisation menée par Markess, « fournir aux employés un meilleur accès aux informations et services RH est une priorité », mais répondre à ces différentes sollicitations est très chronophage. Dans le cas de demandes simples, il est beaucoup plus efficace de permettre aux salariés de trouver par eux-mêmes la réponse aux questions qu’ils se posent.
Il est par exemple possible de mettre en place un chatbot qui répond aux salariés en puisant dans les politiques et règlements en vigueur au sein de l’entreprise pour formuler ses réponses. Les salariés peuvent même commencer à préremplir certains formulaires avec cet assistant IA, ce qui participe à la simplification des processus RH.
Les professionnels des RH restent quant à eux sollicités pour des demandes plus complexes, celles qui nécessitent de l’empathie et un jugement humain.
3- Optimiser la gestion des temps, horaires et absences
La gestion des temps et activités (GTA) est peut-être l’une des tâches RH les plus complexes : attribution des plages de travail, échanges d’horaires entre salariés, respect de la réglementation en matière de temps de travail, gestion des remplacements, etc.
Sans outil dédié, la gestion des temps, horaires et absences peut vite tourner au « casse-tête » et nuire à la productivité. Les entreprises se tournent de plus en plus vers des SIRH intégrant un module de gestion des temps de travail. L’objectif : simplifier ce processus complexe et chronophage grâce à l’automatisation RH.
Raphaël Goyette, directeur médical par intérim du GMF-U Saint-Hubert, utilise le module de Planification intelligente collaborative de SIGMA-RH : « Auparavant, notre processus de gestion d’horaires était assez archaïque, géré sur un fichier Excel. Tout y était saisi et comptabilisé à la main. Cela prenait énormément de temps. Nous voulions changer de logiciel et unifier les horaires de tous sur une seule et même plateforme pour éviter les doubles saisies. Cela nous permet de maximiser le temps de chacun. Nous avons réduit d’au moins la moitié du temps de production grâce à l’automatisation RH. »
4- Optimiser le processus de recrutement
Les organisations ont également de fortes attentes en matière d’optimisation du processus de recrutement, qui peut s’avérer particulièrement chronophage : rédaction et diffusion des offres d’emploi, tri des CV, création des fiches candidat, convocation aux entretiens, réponse aux candidats non retenus, etc. L’automatisation et l’IA sont en mesure d’assister les chargés de recrutement sur bon nombre de ces étapes, notamment la création automatique d’une fiche candidat ou encore la préparation des questions à poser en entretien (à partir de l’analyse du CV et de l’offre d’emploi).
L’IA permet de mieux identifier et évaluer les compétences des candidats, amenant davantage d’équité et d’efficacité dans le processus de recrutement. Les professionnels RH peuvent ainsi se concentrer sur les étapes à plus forte valeur ajoutée : la définition du besoin en amont du recrutement, l’échange avec les candidats en entretien, l’intégration des personnes nouvellement embauchées au sein de l’entreprise, etc.
5- Faciliter les rapports RH
Les services RH sont de plus en plus sollicités pour des missions de reporting, de production de comptes-rendus, bilans, synthèses, analyses, tableaux de bord RH, etc. Par sa capacité à analyser rapidement de grands volumes de données et à les synthétiser, l’IA excelle particulièrement dans ce genre d’exercice.
L’IA aide les DRH à monter en compétences sur les sujets de maîtrise et d’analyse de données RH, avec des possibilités d’application nombreuses : évaluation prospective des besoins en compétences, analyse de l’absentéisme, suggestion de mesures correctives en matière d’accidents du travail, etc. Comme l’explique le Cahier de tendances 2025 publié par Parlons RH, l’IA « permet de donner du sens à la data, de la rendre exploitable, et de la transformer en information synthétique pour éclairer la décision RH ».
Plus qu’une IA, l’alliée RH qui fait la différence
L'IA générative de SIGMA-RH accélère les processus, optimise la prise de décision et maximise l'efficacité opérationnelle.
Découvrez l’IA de SIGMA-RHQuels sont les avantages de l’automatisation RH ?
L’automatisation RH apporte de nombreux bénéfices, tant aux assistants RH, responsables RH et DRH, qu’aux collaborateurs.
Gain de temps
De nombreuses tâches RH manuelles et récurrentes portant sur la gestion administrative à faible valeur ajoutée peuvent être automatisées, et donc effectuées en un temps beaucoup plus court.
Simplification des processus RH et amélioration de leur qualité
L’automatisation RH réduit les délais de traitement et invite à repenser les circuits de validation pour les optimiser. Elle réduit également les taux d’erreur et les pertes de documents inhérents à un traitement manuel (voire papier).
Centralisation des données RH
La digitalisation et l’automatisation ont pour effet de centraliser les données RH, permettant à chacun d’y accéder plus facilement.
Facilitation du travail des gestionnaires de documents RH
L’automatisation en ressources humaines facilite le travail des gestionnaires de documents, leur apportant des gains de temps en matière de classement, de recherche, de complétude des dossiers salariés, de gestion des délais de conservation légale des documents, etc.
Amélioration de l’expérience collaborateur
Les demandes des collaborateurs sont traitées plus rapidement, et avec moins d’erreurs. Effectuer une demande de congé en quelques clics, suivre en direct l’avancement de sa demande de formation… les collaborateurs apprécient !
Transformation de la fonction RH
En se délestant de tâches RH peu valorisantes, les professionnels des ressources humaines se libèrent du temps et peuvent travailler sur des sujets à plus forte valeur ajoutée : se consacrer aux aspects humains, contribuer à la stratégie de l'organisation, adresser les enjeux de rétention des collaborateurs, etc.
Le Baromètre des DRH 2024, publié par ABV Groupe, insiste également sur la possibilité, grâce à l’IA générative, de redéployer les salariés sur des tâches nécessitant des interactions. Les répondants sont plus de 55 % à évoquer cet argument lorsqu’on les interroge au sujet de l’impact de l’IA générative sur l’organisation du travail.
« Aujourd’hui, nous avons atteint notre objectif zéro papier pour la gestion des congés. Et les salariés sont très satisfaits de ce nouveau mode de fonctionnement qui leur permet d’avoir accès à leur compteur quand ils le souhaitent. »
Jérôme Peneloux Chargé de développement SIRH - La Ligue de l'enseignement
« Si je souhaite obtenir une analyse précise pour certaines dates et pour des employés spécifiques dans des lieux déterminés, c’est possible. Une fois configurés, ces rapports sont simples et efficaces à utiliser. »
Kassandra Harvey Conseillère RH - Artopex