Quelles sont les 5 tâches RH à automatiser en priorité ?
Comment dégager du temps pour s’affirmer dans une dimension plus stratégique ? En se libérant d’un maximum de tâches administratives, répétitives et chronophages, qui peuvent facilement être digitalisées et pour lesquelles les ressources humaines n’ont pas de plus-value.
60 % des DRH considèrent que la digitalisation des processus RH est un élément « extrêmement important » ou « très important » concernant l’efficacité de la fonction RH (source : Baromètre des RH 2023, WTW, ABV Group, Groupe RH&M).
La signature de documents
La plupart des processus RH requièrent des signatures, qu’il s’agisse du recrutement, de la gestion de la carrière ou encore du temps de travail. Les signatures de documents sont souvent fastidieuses (quel gestionnaire RH n’a jamais attendu plusieurs semaines avant d’obtenir une simple signature ?) et doivent être sécurisées. La signature électronique se taille peu à peu une place en entreprise, car les responsables RH ont bien compris son intérêt. La signature électronique peut faire gagner 22 000 heures par an à une entreprise (source : The State Of E-Signature Implementation, Forrester).
Notre solution intégrée au SIRH permet une signature électronique sécurisée de tous vos documents RH.
En savoir plusLa gestion des temps, horaires et absences
La gestion du temps de travail est peut-être l’une des tâches RH les plus complexes : attribution des plages de travail, échanges d’horaires entre salariés, respect de la réglementation en matière de temps de travail, gestion des remplacements, etc.
Sans outil dédié, la gestion des temps, horaires et absences peut vite tourner au « casse-tête » et nuire à la productivité. Les entreprises se tournent de plus en plus vers des SIRH intégrant un module de gestion des temps de travail pour simplifier cette tâche complexe et chronophage.
Raphaël Goyette, directeur médical par intérim du GMF-U Saint-Hubert, utilise le module de Planification intelligente collaborative de SIGMA-RH : « Auparavant, notre processus de gestion d’horaires était assez archaïque, géré sur un fichier Excel. Tout y était saisi et comptabilisé à la main. Cela prenait énormément de temps. Nous voulions changer de logiciel et unifier les horaires de tous sur une seule et même plateforme pour éviter les doubles saisies. Cela nous permet de maximiser le temps de chacun. Nous avons réduit d’au moins la moitié du temps de production grâce à l’automatisation. »
Les demandes RH récurrentes
Les ressources humaines sont les interlocuteurs privilégiés des salariés, qui les sollicitent en permanence pour des questions très pratiques :
- Quel est mon solde de congés ?
- Comment adhérer à la mutuelle d’entreprise ?
- Quel est l’état de ma demande de formation ?
- Où consulter le compte-rendu de mon entretien annuel ?
- Etc.
Répondre à ces différentes sollicitations est très chronophage. Nombre de ces demandes peuvent aujourd’hui être traitées au sein d’un SIRH. Le salarié peut ainsi accéder n’importe quand et de n’importe où à l’information qu’il souhaite obtenir. Pour en savoir plus, lisez notre section sur à propos du module Centre de services partagés de SIGMA-RH.
Le recrutement
Le processus de recrutement est constitué de différentes étapes, chacune d’entre elles pouvant être (très) chronophage : diffusion des offres d’emploi, tri des CV, convocation aux entretiens, réponse aux candidats non retenus, etc. Étant donné les difficultés de recrutement actuelles, les entreprises ont tout intérêt à automatiser au maximum les différentes étapes du recrutement, pour se concentrer sur les étapes à plus forte valeur ajoutée : la définition du besoin en amont du recrutement, l’échange avec les candidats en entretien, l’intégration des personnes nouvellement embauchées au sein de l’entreprise, etc.
La gestion des documents papier
Les différentes activités RH génèrent une grande quantité de documents : contrats de travail, avenants, formations, recrutement, etc. Nombre de ces documents doivent être remplis, scannés ou photocopiés, envoyés aux différents interlocuteurs, classés dans les dossiers des employés, etc. Autant dire que la manipulation de documents papier est très chronophage. La perte de temps est d’autant plus grande dans les entreprises qui comptent plusieurs centaines d’employés. Un SIRH permet de numériser les documents papier. S'en suivent une meilleure organisation et un accès rapide à l'information. Bien sûr, cela réduit l'encombrement physique et à sécurise les données sensibles.
Le SIRH de SIGMA-RH optimise tous les processus RH et centralise l’ensemble des informations dans un seul espace cohérent et sécurisé. Flexible, il s’adapte à votre contexte et peut se déployer de manière modulaire en fonction des besoins de votre entreprise.
Faire une demande d'informationTâches RH : quelques chiffres clés
Dans le cadre d’une étude réalisée par les Éditions Tissot et PayFit (publiée en mars 2022) :
- 63 % des RH déclarent consacrer au moins la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives, ce qui leur bloque du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Sur une journée de travail de 8 heures, 26 % des RH pensent consacrer 4 heures à des tâches administratives.
- Pour 84 % des RH, la gestion des absences via des outils ou services en ligne est essentielle.
Les statistiques RH vous intéressent ? Lisez notre article : RH : les statistiques clés de 2023
Quels sont les avantages à digitaliser les tâches des ressources humaines ?
La digitalisation des tâches des ressources humaines apporte de nombreux avantages, tant pour les assistants RH, les responsables RH et les DRH, que pour les collaborateurs.
- Gain de temps : Les tâches de gestion administrative RH à faible valeur ajoutée peuvent être automatisées, et donc effectuées en un temps beaucoup plus court.
- Optimisation des processus internes : La digitalisation réduit les délais de traitement et invite à repenser les circuits de validation pour les optimiser. Elle réduit également les taux d’erreur et les pertes de documents.
- Centralisation de la donnée et meilleur accès à l’information : La digitalisation des tâches RH facilite la communication interne. Elle centralise l’information et permet donc à chacun d’y accéder plus facilement.
- Amélioration de l’expérience collaborateur : Les demandes des collaborateurs sont traitées plus rapidement, avec moins d’erreurs. Consulter son solde de congés à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit, suivre en direct l’avancement de sa demande de formation… les collaborateurs apprécient !
- Repositionnement de la fonction RH : En se délestant de tâches RH peu valorisantes, les ressources humaines se libèrent du temps et peuvent travailler sur des sujets plus stratégiques (élaborer une stratégie RH, travailler sur la culture d’entreprise, etc.).
