D’après l’étude « L’avenir du recrutement » menée par LinkedIn en 2024, 62 % des professionnels français du recrutement se disent optimistes quant à l’impact de l’IA sur le recrutement. L’intelligence artificielle peut effectivement répondre aux besoins de digitalisation et d’efficacité des professionnels des RH, notamment pour une mission bien précise : la création des fiches candidats au sein d’un ATS (Applicant Tracking System – Système de gestion des candidatures).
La fiche candidat tient un rôle clé dans le processus de recrutement. En centralisant toutes les informations relatives aux personnes postulant au sein de l’entreprise, elle facilite la gestion des candidatures et l’évaluation des candidats. L’IA générative permet aujourd’hui d’optimiser la gestion des fiches candidats : création de la fiche, enrichissement et mise à jour des données, préparation de l’entretien, suivi des interactions avec le candidat, etc.
L’IA s’apprête à apporter davantage d’efficacité et de transparence dans le processus de recrutement. Voyons comment.
Qu’est-ce qu’une fiche candidat ?
Un outil central pour le suivi du processus de recrutement
Une fiche candidat est un outil de pilotage RH destiné à collecter et centraliser les informations relatives aux différents candidats durant le processus de recrutement. Généralement gérée au sein d’un ATS, la fiche candidat permet aussi de partager ces informations aux différentes personnes impliquées dans le recrutement (le manager, par exemple).
Pilotée par le chargé de recrutement, la fiche candidat regroupe de manière structurée toutes les données clés concernant un candidat (informations personnelles, expériences, compétences, appréciation de sa candidature par les recruteurs, etc.).
Une fiche candidat peut se présenter sous différentes formes, notamment :
- Un document papier (même si cette pratique présente des risques),
- Un fichier Excel,
- Une version numérique, directement intégrée au sein d’un ATS, dans un SIRH global.
Quelles sont les principales informations à intégrer à une fiche candidat?
Élément central de toute bonne CVthèque, la fiche candidat intègre l’ensemble des informations récoltées sur un candidat, notamment :
- Ses informations personnelles et coordonnées,
- Ses expériences professionnelles, formations, compétences, habilitations,
- Ses prétentions salariales,
- Les éléments à retenir suite à l’entretien,
- L’évaluation du candidat.
Certains ATS permettent de personnaliser ces champs et d’y intégrer toute autre information utile. Des documents peuvent également être intégrés à la fiche candidat (CV, lettre de motivation, etc.).
Lorsque le processus de recrutement est géré au sein d’un ATS, une fiche candidat est créée à chaque fois qu’une personne postule (1 CV = 1 fiche candidat). Cette création automatique permet d’enrichir la CVthèque de l’entreprise et d’animer son vivier de candidats dans le cadre de futurs recrutements.
Fiche candidat : quelles différences entre une gestion manuelle et une gestion avec l’IA ?
Fonctionnement et inconvénients d’une gestion manuelle des fiches candidats
Même si la digitalisation gagne du terrain dans les pratiques RH, le travail de gestion des fiches candidats est encore parfois réalisé manuellement : envoi des candidatures par email, impression éventuelle des CV pour ressaisir des informations dans d’autres fichiers, etc.
Sans automatisation et sans recours à l’IA, le travail de gestion des fiches candidats (création, mise à jour, suivi) :
- Est très chronophage.
- Ne permet pas d’exploiter les dossiers correctement (certaines candidatures intéressantes peuvent être laissées de côté).
- Ne respecte pas les obligations qui incombent aux entreprises en matière de protection des données personnelles.
Le suivi du processus de recrutement devient alors très difficile, avec potentiellement des erreurs (omission de certaines compétences et de certains profils intéressants, confusion possible entre des candidats, etc.).
Création des fiches candidats avec l’IA
Comment se passe concrètement la création d’une fiche candidat avec l’IA ? À partir d’un glisser-déposer du CV et de la lettre de motivation de chaque candidat, l’IA générative extrait les données pertinentes et commence à auto-remplir les différents champs de la fiche candidat. Le chargé de recrutement doit ensuite en valider le contenu.
L’IA peut également proposer d’enrichir les données de la fiche candidat en déduisant automatiquement le contenu de certains champs. Elle est par exemple capable de formuler des suggestions intelligentes, de trouver à partir de l’expérience du candidat des compétences qui n’auraient pas été citées dans son CV. L’IA « propose », mais n’a pas vocation à prendre de décisions. Le chargé de recrutement reste toujours responsable des arbitrages, puisqu’il choisit (ou non) de valider l’import des données par l’IA au sein de la fiche candidat. La validation peut même se faire de manière très fine (champ par champ).
Vidéo : Créez des fiches candidats avec l’IA
Quels sont les avantages de l’IA dans la création et la gestion des fiches candidats ?
Réduction du temps de saisie pour le chargé de recrutement
Après avoir intégré l’IA au sein de son propre ATS, SIGMA-RH estime que cette technologie est en mesure de faire gagner 80 % du temps de saisie lors de la préparation des recrutements, en intervenant sur ces différentes étapes :
- Création de la fiche candidat, aide à la saisie, analyse et formatage de la donnée.
- Préparation de l’entretien (le chatbot peut suggérer des questions qui seraient pertinentes à poser en entretien).
- Compte-rendu suite à l’entretien (création par exemple d’un résumé de l’entretien à partir de la transcription Teams).
- Mise à jour de la fiche candidat.
Réduction des erreurs de saisie et de traitement
En utilisant l’IA, les entreprises ont la certitude qu’aucune information ou aucun CV n’a été mis de côté et que toutes les candidatures sont traitées. Les informations saisies au sein de la fiche candidat sont exactes, puisqu’elles ont été extraites directement à partir du CV des candidats.
Centralisation des données
Grâce à la fiche candidat, les différents acteurs impliqués dans le processus de recrutement (RH, manager) peuvent, en un coup d’œil, accéder aux informations essentielles concernant chaque candidat. L’ensemble des interactions avec le candidat y sont également consignées de manière chronologique, depuis la réception de la candidature jusqu’aux différentes étapes du processus de sélection, en intégrant évidemment les éléments relatifs à l’entretien.
Cette centralisation des données – et leur traitement grâce à l’IA – facilite le suivi des candidatures. Le processus de recrutement est plus fluide et plus qualitatif.
Équité entre les candidats
L’utilisation de l’IA dans le recrutement amène également davantage d’équité entre les candidats, qui sont comparés sur la base de leurs compétences. L’IA peut facilement synthétiser et comparer les profils des candidats, les CV, les compétences et les expériences. Elle aide ainsi les professionnels des RH à prendre les meilleures décisions en matière de recrutement, mais sans se substituer à leur jugement.
Intégration au sein d’un SIRH global
Certains ATS – et c’est le cas du module de recrutement de SIGMA-RH – permettent de transformer automatiquement une fiche candidat en « fiche employé », une fois le recrutement validé. Une fonctionnalité qui réduit drastiquement le temps de saisie pour les gestionnaires RH.
Les nouveaux recrutés se chargent elles-mêmes de saisir les informations qui n’auraient pas été demandées lors de la phase de recrutement. Ces informations sont gérées au sein d’un environnement cohérent et sécurisé.
À lire aussi : IA et SIRH : les avantages d’une solution globale
Une utilisation « mesurée » de l’IA dans le recrutement
L'IA s’apprête à transformer profondément le recrutement. Son utilisation dans la création et la gestion des fiches candidats en est une illustration concrète. Tout en restant un outil d’assistance qui ne se substitue pas au jugement humain, l'IA optimise le processus de recrutement. Elle garantit un traitement plus efficace et plus équitable des candidatures, une meilleure centralisation des données et une intégration cohérente au sein d’un SIRH global.
Le recours à l’IA dans le recrutement reste de l’ordre de l’aide à la décision. L’IA assiste et optimise le processus de recrutement, mais n’a pas pour vocation de choisir les candidats et à remplacer le jugement humain dans une tâche aussi stratégique.
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