Comment améliorer l'expérience collaborateur ?

L’expérience collaborateur, appelée aussi EX, pour Employee Experience en anglais, s’impose dans les nouvelles pratiques RH en redéfinissant le paradigme employeur / employé. Soucieuses de se démarquer, les entreprises se concentrent sur l’humain et la fonction RH repense son organisation pour favoriser le social et l’épanouissement personnel. Si ce programme promet de renforcer l’engagement des collaborateurs, il garantit aussi de booster les performances de l’entreprise. Découvrez les enjeux de cette stratégie holistique et les leviers à mettre en place pour réussir à améliorer l’expérience de ses collaborateurs.

Qu’est-ce que l’expérience collaborateur ?

S’inspirant directement de l’expérience client, l’expérience collaborateur s’impose aujourd’hui dans les feuilles de route des DRH. La stratégie RH se recentre sur le capital humain, plaçant le collaborateur au centre de toutes les attentions. Elle part d’un postulat simple : perceptions et sentiments influencent très largement nos ressentis. Ainsi, une expérience positive est source de satisfaction et d’attachement.

L’objectif est de permettre aux employés de s’épanouir toujours davantage sur leur lieu de travail. Et pour cela, de nombreux facteurs jouent un rôle important : la qualité des relations d’équipe, du management, l’environnement de travail, la rémunération...

Si l’expérience collaborateur est une démarche résolument éthique, c’est aussi un véritable levier pour les entreprises. En effet, des employés heureux sont plus motivés, plus enclins à s’investir et à donner le meilleur d’eux-mêmes. Outre la fidélisation des ressources humaines, cette meilleure pratique RH permet aussi à l’organisation d’améliorer ses performances globales.

L’expérience collaborateur, les leviers stratégiques

Pour attirer et fidéliser leurs collaborateurs, les ressources humaines adaptent leurs pratiques.

Développer un management horizontal

Les codes archaïques du système vertical sont devenus caducs. La gestion du personnel prend désormais en compte les besoins des collaborateurs. Appelé aussi management collaboratif, l’objectif de cette holacratie est de réduire les écarts entre les strates hiérarchiques pour permettre aux salariés de se sentir plus en confiance.

Bienveillant et à l’écoute de son équipe, le manager crée des espaces de dialogues pour encourager les salariés à donner librement leur avis et à proposer de nouvelles idées sans crainte de jugement. En véritable leader, le manager montre la voie et se place toujours en première ligne pour défendre et sécuriser son équipe.

Instaurer une démarche de responsabilisation avec ses collaborateurs

Un autre des objectifs de l’expérience employé est de laisser, dans un périmètre défini, les collaborateurs autonomes. Cette relation de confiance les responsabilise. Considérés, leur créativité et leur enthousiasme sont stimulés. Les conséquences sont multiples : la motivation et l’investissement sont renforcés et la productivité est améliorée.

En adhérant pleinement au projet de l’entreprise, les collaborateurs deviennent de véritables acteurs de la réussite et ont le sentiment de contribuer à l’histoire de leur entreprise.

Déployer un environnement de travail attractif

Sur le plan matériel et technique, il est indispensable aussi d’attirer les talents en leur proposant des environnements de travail innovants, développement de méthodes agiles, design thinking, et des infrastructures de qualité...

Comment mettre en place l’expérience collaborateur ?

Aujourd’hui plus que la carrière ou même le salaire, une des principales préoccupations des employés est de profiter d’un cadre de travail aussi motivant qu’agréable tant sur le plan humain que technique. L’EX est une démarche holistique qui se déploie tout au long du parcours de chaque employé.

Séduire et attirer des talents : l'expérience candidat

Pénurie de compétences, guerre des talents, exigences fortes des salariés, le recrutement est devenu un véritable défi pour les entreprises. Rares sont celles à pouvoir aujourd’hui se permettre d’imposer leurs règles en choisissant des personnalités aux compétences techniques solides, capables de s’adapter aux missions et aux valeurs de l’organisation.

Ce sont les candidats qui ordonnent leurs critères : cadre de travail, choix techniques, culture d’entreprise, rémunérations... Pour attirer de nouvelles recrues, c’est à l’entreprise de jouer la carte de la séduction dès le processus de recrutement et de se démarquer pour convaincre.

Optimiser l’onboarding

Une autre grande difficulté pour les entreprises : fidéliser les talents. Quand on sait que près de la moitié des démissions ont lieu la première année, soigner le parcours d’intégration des nouveaux salariés est un point déterminant pour renforcer l’enthousiasme, créer des liens positifs et engager le collaborateur. Pour réduire considérablement les rotations de personnel, limiter les turn over et la fuite des talents, l’onboarding joue un rôle essentiel. La définition de l’onboarding RH, renvoie à sa traduction littérale. Il s’agit bien d’”embarquer” les nouvelles recrues. Ainsi, ce concept regroupe tous les procédés de socialisation à mettre en place pour bien accueillir un nouveau membre.

L’accueil est déterminant : entretien avec son manager pour (re)définir avec clarté les objectifs de la mission, kit d’arrivée et distribution des ressources et fournitures et mise en conformité du contrat et obligations légales.

Parallèlement, pour transmettre la culture d’entreprise et favoriser l’intégration, des moments conviviaux sont organisés : story de bienvenue, jeux et quiz pour apprendre à mieux se connaître…

Des temps de formations personnalisées permettent aux nouvelles recrues de se familiariser avec les outils et besoins de l’entreprise. Ces formations sont confiées aux collaborateurs en poste : e-learning ludique, système de parrainage…

Concrètement, le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur s'échelonne souvent sur plusieurs mois. Et ses avantages sont multiples. Cet accompagnement dont la création est confiée aux employés valorise les compétences des salariés tout en renforçant leur engagement. Du côté des nouveaux arrivants, se sentant plus entourés, leur motivation est accrue.

Proposer un cadre de travail agréable

L’environnement physique influe sur le bien-être mental. Pour favoriser l’épanouissement des collaborateurs, le cadre de travail joue un rôle manifeste.

Organisation des bureaux, espaces de détente, restaurant d’entreprise, les organisations jouent d’innovation et de décoration pour offrir un cadre toujours plus agréable. Mieux, pour attirer et fidéliser leurs employés, les entreprises n’hésitent pas à investir dans de nouvelles infrastructures pour proposer de véritables services et répondre aux besoins de leurs personas : salle de sport, conciergerie, garde d’enfants, d’animaux… Tout est envisageable pour limiter les absences et encourager la productivité.

Enfin, avec la crise du Covid, le recours au full remote (télétravail) a engendré de profondes mutations organisationnelles. La flexibilité est désormais une nouvelle composante dans la gestion du personnel.

Optimiser la communication interne

Pour que les collaborateurs se sentent pleinement épanouis, des feedbacks réguliers avec les managers permettent d’instaurer des temps d’écoute, de valoriser les initiatives et réussites, ou de revenir sur des points bloquants. Et tous les moyens sont bons pour faciliter et valoriser cette communication : entretiens, enquêtes ou sondages en ligne, programmes de récompense...

Par ailleurs, pour renforcer la cohésion des équipes, la mise en place d’outils digitaux collaboratifs en intranet simplifie la gestion des tâches et fluidifie les échanges entre collègues.

Valoriser les évolutions de carrière

Donner aux employés, dès la phase de recrutement, des perspectives d’évolution est primordial pour attiser leur enthousiasme que ce soit des opportunités de carrières, mobilité interne, promotion, augmentation de salaire, plan de formation…

Pour fidéliser et retenir ses collaborateurs, quel que soit leur statut, l’organisation doit mettre en place une bonne gestion des ressources humaines.

Développer une culture d’entreprise

Petit-déjeuner, jeux de rôles, team building... les entreprises misent sur les temps conviviaux pour renforcer la cohésion et l’implication de leurs employés. Ces moments renforcent l’engagement et, de façon sous-jacente, limitent les risques de turn-over. Mais l’autre atout de ces expériences positives se retrouvent sur les réseaux sociaux professionnels. Dans l’ère du tout numérique, les collaborateurs n’hésitent pas à partager ces moments et à exprimer toute leur satisfaction. Se transformant en de véritables ambassadeurs de la marque employeur, ils transmettent avec enthousiasme les valeurs de l’entreprise. En promouvant une culture d’entreprise, ils participent au rayonnement de l’organisation qui attire ainsi bien plus facilement de nouvelles recrues.

Quels outils RH pour mettre en place l’expérience collaborateur ?

L’environnement technologique, ou pour le dire autrement la digitalisation, est le principal outil pour optimiser l’EX.

Pour permettre aux services RH de se concentrer sur leurs enjeux, l’engagement et la fidélisation des collaborateurs, il est indispensable de simplifier et d’automatiser la communication pour leur répondre plus efficacement et rapidement : accès à des FAQ, chats en ligne…

Pour cela, les bonnes pratiques RH privilégie la mise en place d’un digital workplace qui permet une optimisation et une automatisation des tâches administratives :

Gestion RH : suivi de carrière, planning et congés des salariés, processus des recrutements, phases d’onboarding RH et d’offboarding, programmes de formations, de mobilité internes…
Gestion des risques : santé et sécurité au travail.
Gestion sociale du personnel pour encourager et faciliter le dialogue social.

L’expérience collaborateur facilitée par le SIRH SIGMA-RH

Le centre de Services Partagés (CSP) RH SIGMA-RH a été pensé pour améliorer l’expérience des employés. Ainsi lorsque l'employé a des questions ou une requête RH, il peut directement obtenir de l'assistance grâce au CSP RH sans avoir à passer par son manager ou par e-mail. Cet outil permet ainsi une meilleure collaboration, une mutualisation des connaissances et une optimisation des processus.

Le self-service RH quant à lui simplifie la gestion administrative du dossier de l’employé et de ses événements du quotidien. Le collaborateur peut ainsi en toute autonomie savoir qui dans son équipe est en congé, consulter sa banque de temps, soumettre une demande de congés, changer ses informations personnelles etc.. Cela répond au besoin des salariés d’accéder facilement à leur dossier employé et favorise la communication et la transparence entre le service RH et les salariés de l’entreprise ce qui améliore l’expérience collaborateur ainsi que l’engagement.

Notre logiciel de gestion des talents accompagne efficacement les entreprises à trouver des talents et assure que l’entreprise soit en mesure d’offrir les meilleures conditions possibles à l’employé d’être formé et de développer ses compétences. Cela participe à une bonne gestion du capital humain et irrévocablement à une meilleure EX.

Enfin, le logiciel Santé Sécurité au Travail de SIGMA-RH permet d’améliorer les conditions de travail des employés tout en favorisant le bien-être en entreprise.

Cependant n’oublions pas le logiciel Relations sociales de SIGMA-RH qui permet le pilotage des Relations Sociales (RS) dans l’intérêt de l’entreprise et des salariés. Le respect des règles relatives aux RS, la gestion des réclamations, ou encore le suivi de leurs activités de représentant du personnel sont grandement simplifiés ce qui favorise à son tour le maintien d’une bonne EX.