Lorsque l’on parle de projet de digitalisation RH, le débat "Best of Breed vs. SIRH global" revient régulièrement, la balance penchant d’un côté ou de l’autre, selon les saisons et les angles de vue.
Il est souvent difficile pour les entreprises d’y voir clair, d’autant plus que l’offre des solutions RH explose : elle a doublé ces 5 dernières années ! Par exemple, le comparateur Capterra propose aujourd’hui plus de 1300 solutions dans la catégorie HR Software….
Pour alimenter votre réflexion et vous aider dans ce choix impactant pour toute l’entreprise, nous partageons ici quelques éléments qui vous permettront certainement d’identifier la meilleure solution en fonction de votre contexte et de vos enjeux.
Pour débuter, rappelons les définitions de ces deux types de solutions :
Les Best of Breed sont littéralement "les meilleurs de leur catégorie". Il s'agit ici de logiciels dédiés à un seul ensemble de processus. On retrouvera, par exemple, des Best of Breed se spécialisant dans le recrutement, ou d'autres dédiés à la gestion des temps de vos équipes.
À l'inverse, les SIRH globaux offrent, eux, des services plus complets et regroupent différents modules dans une seule et même solution. Ils permettent de couvrir un très large périmètre fonctionnel qui touche les différents métiers RH.
BEST OF BREED : DES SOLUTIONS UNITAIRES
1. Les avantages
En ne se focalisant que sur un service en particulier (recrutement, gestion des temps...), les logiciels Best of Breed peuvent être plus puissants et peuvent offrir des fonctionnalités plus avancées que les SIRH.
Les éditeurs de ce type de solutions concentrent leurs ressources pour développer leur expertise dans leur domaine ; ils proposent ainsi des solutions qui peuvent mieux répondre aux besoins spécifiques de certaines entreprises, liés à un secteur d’activité ou à un enjeu métier particulier.
De plus, de par leur couverture moins large qu’un SIRH global, ces solutions ont souvent moins de contraintes techniques ; ils peuvent ainsi offrir une ergonomie plus facile à appréhender par les utilisateurs. En visant des processus ciblés et moins complexes, ils apparaissent plus "user-friendly".
2. Les inconvénients
Logiquement, si les besoins de votre entreprise ne se cantonnent pas à la couverture d’un processus en particulier, vous allez devoir faire appel à plusieurs outils. La multiplication de ces solutions présente alors de nombreux inconvénients, même certains risques.
Tout d’abord, pour chaque solution choisie, vous devrez payer votre abonnement, financer son implantation et aussi son interfaçage avec vos autres systèmes. Vous devrez également gérer de nouveaux contrats et établir des relations avec chaque éditeur.
Par la suite, chaque solution devra être maintenue et gérée de manière individuelle : le support en sera naturellement complexifié.
La compatibilité entre chacune de vos solutions n’étant pas forcément assurée, ceci pourrait également avoir des impacts sur la communication des informations et l’intégrité des données. En travaillant sur de multiples systèmes, vous risquez de ne pas pouvoir disposer de données agrégées. Les informations ne seront pas partagées, ou peu : vos équipes travailleront en silos, les reportings obtenus seront incomplets et il sera difficile d’obtenir une vision globale de vos résultats.
Si les solutions n’utilisent pas de référentiels communs, il deviendra même impossible pour les décideurs RH d’obtenir une vue consolidée, permettant de construire et soutenir une stratégie RH globale et cohérente.
Enfin, en cas de non-compatibilité entre les solutions, ou d’interfaçage partiel, vous serez confronté à l’obligation de re-saisie des informations. Les risques de perte, d’altération ou de multiplication des données grandiront de façon exponentielle, menaçant par conséquent la sécurité même de vos données.
SIRH GLOBAUX : DES LOGICIELS À LA CARTE
1. Les avantages
Contrairement aux Best of Breed, les SIRH sont des logiciels plus complets, intégrant plusieurs modules dans un seul et même système. De nombreux éditeurs de SIRH offrent d'ailleurs des solutions à la carte, permettant aux entreprises de ne choisir que les modules dont ils ont réellement besoin, en s’ajustant à l’évolution de leurs enjeux.
En cas de nouveaux projets, la relation entre l'entreprise et l'éditeur est déjà établie et les équipes se connaissent : l'implantation de nouveaux modules en sera facilitée. Les éditeurs peuvent également soutenir les projets des entreprises, les accompagner dans leur développement : la relation entre un éditeur SIRH et son client est basée sur le long terme.
Par ailleurs, en proposant un portail unique, les SIRH globaux permettent souvent une meilleure adoption de l’outil par les collaborateurs en les accompagnant tout au long de leur parcours dans l’entreprise, dès la phase de recrutement, puis lors de leurs différentes démarches RH (congés, entretien, formation, …)
Les SIRH globaux permettent également aux équipes de gagner du temps. Des contrats de travail aux congés, en passant par les accidents de travail, campagnes d’entretien ou formations, tout se retrouve dans un seul et même outil. Les données sont partagées entre les différents modules, supprimant tout besoin de re-saisie.
La centralisation des informations des différentes équipes vous permet également d'obtenir une vision 360° de vos performances. Vos services partagent ces données, communiquent plus facilement. Vous obtenez des reporting complets et de qualité, avec des données consolidées et à jour, facilitant les prises de décision.
Enfin, il est important de noter que les SIRH globaux renforcent aussi la sécurité de vos données internes. Toutes vos informations sensibles sont stockées et sécurisées à un seul et même endroit, et non dans plusieurs bases de données individuelles. La gestion des droits d’accès se faisant dans un seul outil, le travail des équipes dédiées à la sécurité des données est ainsi fortement simplifié.
2. Les inconvénients
Les SIRH étant des solutions complètes, offrant un large périmètre fonctionnel, certains de leurs modules ne proposeront peut-être pas les fonctionnalités les plus poussées du marché. Dans certains secteurs ou pour certains processus, le recours à des solutions expertes Best-of-breed peut s’avérer nécessaire.
Par ailleurs, la digitalisation des RH n’est pas qu’un projet technologique, mais aussi, et surtout un projet organisationnel. La mise en place d’un SIRH global oblige souvent les entreprises à une harmonisation des processus, ce qui peut entraîner des délais dans votre projet d’implantation. En contrepartie, cette réflexion permet naturellement d’améliorer la cohérence de la politique RH au niveau de toute l’entreprise.
Aussi, le haut niveau de personnalisation offert peut entraîner des délais d'adaptation au sein de vos équipes au moment de l'implantation. Pensez à donner du temps à vos équipes de s'adapter, formez-les et n'hésitez pas à contacter votre éditeur pour vous accompagner dans cette démarche.
Avant de choisir un des types de solutions pour votre entreprise, effectuez une réflexion stratégique globale sur la façon de structurer vos systèmes d'informations.
Le choix de votre solution dépendra de beaucoup de critères. La taille de votre entreprise, son organisation, la complexité de vos processus ou encore les possibilités d'expansion et d'évolution de vos équipes dans les années à venir.
Pour accompagner vos réflexions stratégiques et le choix du système d'information qui offre le maximum de gains pour votre entreprise, téléchargez le guide gratuit COMMENT CHOISIR UN SIRH.