Selon la taille de votre entreprise, le nombre de sponsors, les objectifs à atteindre avec le SIRH et son périmètre fonctionnel, le processus décisionnel peut prendre plusieurs mois. En cas d’appel d’offres si vous êtes soumis aux codes du marché public par exemple, le processus peut prendre de 12 à 18 mois.
Afin de vous guider, voici les étapes clés à suivre dans le cadre de votre processus de décision.
Étape 1 : définissez et documentez vos besoins
Voici la clé d’une décision éclairée. Si vous ne connaissez pas vos besoins, le choix d’un SIRH risque d’être difficile. Quelle est votre situation ?
- Vous cherchez à consolider et centraliser dans un système SIRH unique
- Vous recherchez un module spécifique pour l’interfacer à votre système d’informations existant
- Vous souhaitez remplacer un logiciel qui ne répond plus à vos besoins
Quel que soit votre contexte, il est très important de créer un cahier des charges fonctionnelles et techniques détaillé.
Attention, au-delà des modules que vous aimeriez intégrer, votre cahier des charges doit également contenir la cartographie de vos processus, les améliorations souhaitées et les contraintes métiers/techniques de vos équipes.
Étape 2 : effectuez une veille du marché
Faites vos propres recherches auprès de votre réseau et également en ligne pour développer votre compréhension de l’offre disponible sur le marché.
Étant donné que l’offre en logiciels SIRH est très diversifiée, identifiez les éditeurs qui offrent des solutions adaptées à la taille et la complexité de la structure de votre entreprise.
Étape 3 : établissez un budget réaliste
Déterminer une enveloppe budgétaire pour l’implantation d’un SIRH n’est pas simple. Les estimations budgétaires sont souvent trop conservatrices, par conséquent, optez pour une fourchette large.
Il est primordial de considérer l’implantation d’un SIRH comme un investissement, indispensable à l’évolution et la modernisation de l’organisation.
En 2020, 74% des entreprises avaient prévu d’augmenter leurs investissements en technologies RH, selon PWC.
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Étape 4 : allez chercher l’appui de la direction
Impliquez la direction de votre société dans le projet, notamment pour la validation et l’alignement avec les objectifs de croissance de l’entreprise. Vos gestionnaires sauront centrer la conversation sur les besoins concrets de vos équipes.
Étape 5 : démontrez le retour sur investissement envisagé
Pour démontrer le succès et la rentabilité de votre projet d’implantation SIRH, documentez les gains potentiels.
Principalement, les gains se font sur le temps de traitement des processus, la mise à disposition des indicateurs RH indispensables à la prise de décision ou encore à l’annulation de la double saisie dans de multiples systèmes, première source d’erreur et de perte de temps.
Au-delà de ces ROI quantifiables, mettez également en évidence la valeur ajoutée d’un SIRH sur - l’implication des managers et des équipes RH dans la stratégie de l’entreprise.
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Étape 6 : prenez contact avec les fournisseurs
À ce stade, vous aurez déjà mené des recherches préliminaires sur les différents éditeurs de SIRH et certains se seront déjà démarqués.
C’est donc le moment de les contacter pour en apprendre davantage sur leurs produits respectifs afin de resserrer votre sélection.
Demandez-leur une démonstration rapide de la solution, lors d’un appel téléphonique par exemple, pour recueillir plus d’informations.
Pensez également à valider les estimations budgétaires préalables afin de ne pas être surpris en phase de proposition finale.
Étape 7 : établissez vos critères de sélection
Les informations recueillies ont certainement dû resserrer l’éventail de possibilités de SIRH répondant à vos besoins. Avant d’analyser les options, assurez-vous de définir les critères essentiels et secondaires pour la sélection. Vous pouvez pondérer ces critères selon leur niveau de criticité.
Naturellement, vos critères seront de plusieurs types :
- Fonctionnalités du logiciel
- Services, support et maintenance du logiciel
- Méthodologie d’implantation
- Temps de déploiement
- Expertise globale de l’éditeur
- Prix
Faites reposer votre sélection sur une grille vous permettant d’avoir des critères objectifs. Logiquement, ces critères vont se retrouver dans un cahier des charges que vous soumettrez aux éditeurs.
Étape 8 : demandez des présentations détaillées
Demandez une présentation détaillée aux éditeurs que vous avez présélectionnés selon votre cahier des charges. Assurez-vous d’accorder suffisamment de temps pour cette rencontre. Généralement, il faut compter entre 1h30 et 2 heures pour couvrir 5 étapes clés :
- Présentation de la société, des références, de la vision d’entreprise
- Échange sur la compréhension du besoin
- Démonstration adaptée
- Explication sur la méthodologie projet, les échéanciers
- Validation des technologies
Cette rencontre est aussi le moment de poser vos questions :
- Comment se fait l’analyse des processus RH ?
- Quelle est la méthodologie de gestion de projet ?
- Quel est le niveau d’implication nécessaire pour mes ressources ?
- Pendant combien de temps mes employés devront-ils s’impliquer pour le déploiement ?
- Comment se passe la formation des utilisateurs ?
Étape 9 : analysez les offres
Identifiez le ou les finalistes et demandez une proposition contractuelle. Assurez-vous de bien - comprendre les différents éléments de chaque offre et au besoin, demandez des précisions.
Les implantations SIRH sont des projets complexes, cependant, les propositions contractuelles peuvent être simples et bien encadrées.
Étape 10 : à vous de jouer, prenez une décision et passez à un autre niveau !
Vous avez toutes les cartes en main. Validez votre décision sur votre partenaire SIRH et passez à la phase de projet.
Ce texte est tiré de notre livre blanc Comment choisir un SIRH – Étapes clés pour réussir votre projet.
Nous sommes là pour vous guider dans votre choix.
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