Digitalisation, automatisation, centralisation des données : les projets SIRH menés par les professionnels des ressources humaines doivent désormais répondre à ce triptyque.
Bonne nouvelle, les DRH ont à leur disposition tout un panel de logiciels SIRH, « allant des solutions complètes aux applications de niche, leur permettant de repenser la gestion de leurs processus et des talents ». Voilà ce qui ressort de l’étude « Digitalisation des processus RH, la voie vers l’automatisation», publiée par le cabinet Exaegis Markess en 2024.
Les SIRH (Systèmes d’information des ressources humaines) font figure d’outil indispensable à la gestion RH, pour toute organisation comptant plusieurs dizaines de salariés.
Des PME aux très grandes entreprises, toutes se dotent de logiciels SaaS RH. Les projets SIRH diffèrent toutefois en fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins.
La tendance générale se porte sur le choix d’un SIRH global, capable de répondre à l’ensemble des besoins RH.
À lire aussi : Livre blanc: Les 10 étapes clés pour sélectionner le logiciel RH adapté à ses besoins.
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Prenez rendez-vousQuels sont les différents types de SIRH ?
Comment s’y retrouver dans toute la liste de logiciels SIRH disponibles sur le marché, et surtout comment savoir ce que recouvre telle ou telle expression ? Commençons par détailler tout cela.
SIRH
Ensemble de logiciels et d’applications permettant de gérer et d’optimiser les processus RH.
SIRH global
Solution RH complète, rassemblant les différents systèmes RH au sein d’une seule solution, et couvrant un très large périmètre fonctionnel. On parle également de «suite SIRH».
SIRH décentralisé
Plusieurs systèmes RH communiquent entre eux, chacun étant dédié à un processus RH spécifique (recrutement, gestion des temps, etc.)
Chaque module apporte une réponse spécialisée à un besoin et processus RH précis. Un module peut être considéré comme le meilleur de sa catégorie («Best of breed»).
SIRH modulaire
SIRH permettant de déployer des modules spécifiques en fonction des besoins de l’organisation, de manière progressive.
SIRH flexible
SIRH capable de s’adapter aux processus propres à une organisation grâce à du paramétrage.
«SIRH global» et «SIRH décentralisé» sont souvent opposés. Si certaines entreprises sont tout à fait à l’aise avec le fait d’avoir plusieurs systèmes RH communiquant entre eux (on parle alors de «SIRH décentralisé»), la tendance dominante consiste plutôt à rationaliser le nombre d’outils RH et à utiliser un outil unique (un SIRH global), peu importe la taille de l’entreprise.
Le recours à un SIRH global est en effet conseillé à toutes les organisations (à partir de 40 ou 50 salariés) soucieuses d’optimiser leurs processus RH grâce à l’automatisation de certaines tâches. Le recours à un SIRH global (qui peut également être modulaire et flexible) offre différents types d’avantages :
- Gain de temps
- Centralisation des informations et du suivi RH
- Optimisation des processus RH
- Respect des contraintes légales facilité
- Meilleure circulation de l’information
- Meilleure expérience collaborateur
À lire aussi: Quelles sont les étapes clés d'une implantation d'un SIRH?
Comment choisir son SIRH ?
Modularité et flexibilité, des critères clés pour les moyennes et grandes entreprises
La taille de l’entreprise est l’un des premiers facteurs à prendre en compte dans un projet SIRH, puisqu’elle détermine certains des besoins spécifiques à l’organisation et leur complexité de mise en œuvre. Les éditeurs de logiciels RH ont d’ailleurs pris en compte ces spécificités. Certains sont spécialisés dans un ou plusieurs segments de tailles de sociétés.
Les PME ont tendance à se tourner vers des solutions simples, préconfigurées et « prêtes à l’emploi », tout à fait adaptées à une gestion RH présentant peu de particularités. Elles commencent généralement par déployer un «Base RH», centralisant et sécurisant l’ensemble des données du personnel, puis y ajoutent ensuite différents modules en fonction de leurs besoins ou de leur croissance.
De leur côté, les grandes entreprises sont plutôt à la recherche de logiciels RH flexibles et personnalisables. Celles-ci sont généralement soumises à des règles de gestion complexes ou des besoins plus «nichés» en matière de gestion des risques par exemple.
10 étapes clés pour bien choisir son SIRH
Téléchargez le livre blancÉtendue fonctionnelle et capacité des modules à répondre aux besoins
Aussi essentiel soit-il, un SIRH n’est qu’un outil permettant de combler des besoins. Tout projet SIRH – quelle que soit la taille de l’entreprise – doit donc commencer par une réflexion et une analyse des besoins.
Peu importe leur taille, toutes les entreprises à la recherche d’un SIRH ont généralement besoin de se doter d’un système leur permettant de centraliser leurs informations et processus RH. Les plus grandes structures cherchent également à disposer de données leur permettant de réaliser des analyses plus poussées (taux de roulement, taux d’absentéisme, etc.).
Le travail d’analyse des différents besoins n’est généralement pas réalisé de la même manière en fonction de la taille de l’entreprise. Les plus petites structures ne disposent pas toujours des ressources nécessaires pour mener cette réflexion. Les grandes entreprises, de leur côté, peuvent avoir des besoins complexes à traiter, et des équipes dédiées.
Au-delà de la taille l’entreprise et de ses besoins au moment du lancement du projet SIRH, il est également intéressant de prendre en compte la dynamique de croissance de l’entreprise. Quels sont ses projets d’expansion à 1, 2 ou 3 ans ? Le SIRH retenu permettra-t-il de répondre aux futurs besoins ?
Ergonomie de la solution
L’ergonomie du logiciel est un autre critère essentiel à prendre en compte dans le choix d’un SIRH, peu importe la taille de l’entreprise. Les structures de taille plus modeste sont encore plus vigilantes à ce point étant donné qu’elles ne disposent pas forcément des ressources suffisantes pour former de manière approfondie leurs utilisateurs.
En matière d’expérience utilisateur et de conduite du changement, il est plus facile d’utiliser un seul SIRH global plutôt qu’une multitude d’outils RH avec des interfaces différentes. Dans le cas d’un SIRH global, l’utilisateur a accès à l’ensemble des informations et démarches RH au sein d’un espace unique.
Prix d’un logiciel SIRH
Et le prix dans tout cela ?
Le nombre de salariés, et donc d’utilisateurs potentiels du SIRH, a bien évidemment un impact sur le coût du SIRH. Le coût par utilisateur est généralement un critère important pour les plus petites entités, qui ne disposent pas toujours de budgets importants et peuvent parfois peiner à démontrer la plus-value d’une telle solution (temps gagné dans la gestion des processus RH, meilleur suivi RH, sécurité des données, etc.).
La flexibilité et les possibilités de personnalisation ont également un coût que les plus petites entités ne peuvent généralement pas se permettre. Elles auront donc tendance à se tourner vers des solutions moins chères, mais qui peuvent manquer de flexibilité.
Si le coût reste un critère important pour les entreprises de plus grande taille, ces entités prennent également en compte les fonctionnalités et les gains attendus par la mise en place du SIRH.
Leurs capacités financières leur permettent d’opter pour des solutions paramétrables, capables de répondre à leurs besoins spécifiques (à des règles de gestion ou de validation complexes, par exemple).
À lire aussi: Combien coûte un logiciel SIRH? Le guide pour bien budgéter
Quels sont les atouts du logiciel RH SIGMA-RH ?
Un SIRH global, modulaire et flexible
Le logiciel SIGMA-RH est utilisé par des entreprises de 200 à 350 000 salariés. Il est à la fois considéré comme :
- Un SIRH global, capable de couvrir les différents besoins RH.
- Un SIRH modulaire, puisque ses différents modules peuvent être déployés progressivement et de manière indépendante.
- Un SIRH flexible, qui s’adapte aux besoins et aux processus (y compris les plus complexes) des organisations.
SIGMA-RH répond aux besoins des moyennes et grandes entreprises de tous les secteurs. La solution répond également aux organisations qui sont confrontées à des règles de gestion complexes (des besoins spécifiques en matière de gestion des temps ou des besoins propres à certains secteurs d’activité comme la santé et la sécurité). Certains modules SIGMA-RH permettent une gestion approfondie de la santé et de la sécurité au travail et des relations de travail.
Bien que SIGMA-RH propose une panoplie de couverture, la solution s’adapte aux outils déjà utilisés au sein de l’entreprise, en s’interfaçant avec d’autres logiciels au besoin (des modules de paie, par exemple), sans aucun développement.
Sécurité et conformité
Logiciel SaaS RH, SIGMA-RH dispose de certifications reconnues en matière de sécurité : ISO 27001, HDS, SOC 2 Type 2. Les entreprises qui utilisent cette solution pour leur gestion RH sont conformes aux exigences relatives à la protection des données (RGPD, Loi 25).
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Accompagnement client
Les équipes SIGMA-RH ont généralement une double compétence, à la fois en ressources humaines et en technologies, incluant une équipe dédiés à l’intelligence artificielle. Elles peuvent donc à la fois comprendre les besoins des clients et les retranscrire au sein de la solution.
Cette capacité à accompagner les clients au plus près de leurs besoins est considérée comme l’une des grandes forces de l’offre SIGMA-RH. L’accompagnement comprend une analyse fine des besoins en amont du projet, mais aussi une assistance, des tests, des formations et des conseils une fois la solution en place.
L’objectif : permettre aux organisations de prendre en main leur SIRH afin d’en tirer pleinement profit au quotidien.
L'équipe de SIGMA-RH offre un bon modèle de service, nous fournissant un support adapté et un accompagnement de tous les instants. Ils ont véritablement contribué à faire de ce déploiement un succès.
Sylvain Tremblay Directeur des Ressources Humaines - SAQL’IA, une alliée pour les services RH
Le logiciel SIGMA-RH est désormais enrichi par l’intelligence artificielle, avec une IA privée et sécurisée, adaptée au contexte RH. Les gestionnaires RH peuvent par exemple gagner jusqu’à 80 % de leur temps de saisie et créer des documents RH de manière automatique grâce à l’IA générative.
De leur côté, les salariés peuvent accéder plus rapidement aux informations qui leur sont utiles et être accompagnés par l’IA dans leurs demandes RH.
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