Logiciel gestions du temps et absences : comment choisir le bon?

Parce qu’elle conditionne l’organisation du travail au sein de l’entreprise et la gestion de la paie, la gestion des temps et des activités est l’une des activités centrales des services RH.

Elle n'est pas seulement vue comme une tâche pour les professionnels des ressources humaines. Elle est maintenant un vrai levier pour améliorer la performance de l'organisation.

Bien sélectionnée, une solution de gestion des temps apporte des bénéfices à toutes les parties prenantes :

• Fiabilité des données et gain de temps pour les RH ;
• Anticipation et optimisation de l’organisation du travail pour les managers ;
• Autonomie et flexibilité pour les collaborateurs.

Pour autant, il peut être difficile de s’y retrouver parmi les différentes offres disponibles sur le marché, du simple logiciel de planning à la solution GTA plus complète et personnalisable.

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Qu'est-ce que la gestion du temps et présences en RH ?

Gestion du temps et présences : définition et rôle dans la gestion RH

La gestion du temps et présences correspond à un ensemble de processus et d'outils permettant de planifier et de comptabiliser de manière automatisée le temps de travail des employés au sein d'une entreprise, ainsi que leurs absences et congés.

Si certains besoins sont relativement standards et communs à toutes les organisations (organiser les plannings et la gestion des congés, par exemple), d’autres besoins sont plus complexes et nécessitent de faire appel à des logiciels de gestion des planification avancés.

• La gestion du temps simple (temps, absences et congés) concerne le suivi des temps de travail, la gestion des absences et des congés. Elle permet de définir les plannings, les horaires (plages fixes, plages libres) et de suivre les événements liés à la vie professionnelle de l'employé (formations, absences diverses).
• La gestion du temps avancée (pointage et horaires) intègre des fonctionnalités comme le badgeage (particulièrement utilisé dans le milieu industriel, par exemple pour le respect des horaires d’arrivée) ou les feuilles de temps pour suivre les activités réalisées sur une période donnée.
• La planification intelligente permet de générer des planification d'horaires à partir des besoins de l’entreprise et des préférences des collaborateurs, et de gérer les remplacements de manière proactive.
• La prévision de la demande aide l’entreprise à anticiper ses besoins en personnel afin d’obtenir le bon nombre d’employés, au bon moment et au bon endroit.

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À qui s’adressent les logiciels de gestions du temps et présences?

Ces logiciels s'adressent à l'ensemble des organisations, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, puisque toutes ont besoin de gérer le temps de leurs employés. En revanche, certains secteurs d’activité présentent plus de contraintes que d’autres.

Dans le secteur industriel, on retrouve souvent des organisations en 3x8 (une organisation en rotations pour couvrir 24h) qui nécessitent une gestion précise des roulements d'équipes.

Les entreprises du secteur tertiaire laissent davantage de flexibilité à leurs salariés concernant la gestion de leurs horaires. Quant au secteur public, il présente parfois des contraintes particulières, avec des horaires d'arrivée, de pause pour repas, ect.

La gestion du temps et présences poursuit plusieurs objectifs stratégiques :

• Optimiser la gestion des planifications et des absences aide à organiser le travail. Cela permet d'anticiper les besoins en personnel et d'assurer la continuité des activités.
• Améliorer la productivité grâce à une bonne allocation des ressources humaines et une visibilité accrue sur les temps consacrés aux différentes activités.
• Réduire les erreurs administratives en automatisant les processus de comptabilisation du temps. Les salariés sont payés selon leur temps de travail réel et leurs congés.

La gestion du temps et présences permet également de gérer les temps supplémentaires via des compteurs dédiés. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile dans les secteurs où les calculs de la paie peuvent être complexes (astreintes, horaires variables, etc.).

Quelles sont les fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion du temps et des présences?

Un logiciel de gestion du temps et des présences performant intègre différentes fonctionnalités, des plus élémentaires aux plus avancées.

• Gestion des congés et absences

Suivi, demandes, validations et soldes. Les différentes demandes de congés et d’absences sont centralisées et traitées efficacement (décompte des congés et absences), sans risque d’erreur et en respectant les règles en vigueur. Les employés peuvent saisir leurs demandes en ligne et en toute autonomie, puis les envoyer pour validation.

• Suivi des heures de travail (système de badgeage, logiciel de pointage)

Un tel système permet d’enregistrer les entrées et sorties des employés via une badgeuse (physique ou virtuelle). Les compteurs individuels sont mis à jour en temps réel, ce qui assure un suivi précis des heures travaillées, des temps de pause et des heures supplémentaires. Les données sont fiabilisées et la remontée des pointages peut se faire de manière automatique vers les gestionnaires.

• Gestion des compteurs

Enregistrement des soldes de congés, des heures supplémentaires effectuées, etc.

• Gestion des workflows

Identification des personnes dans des groupes avec des rôles différents et définition de plusieurs niveaux de validation.

• Interfaçage avec les logiciels de paie

Pour assurer le traitement correct des données temporelles dans la rémunération.

• Logiciel de planification

Création et gestion des horaires individuels et collectifs, alignant les besoins en main-d'œuvre avec les compétences et les disponibilités des employés.

• Prévision de la demande

Essentielle pour les secteurs d’activité où la présence des employés sur le terrain est cruciale pour assurer la continuité des opérations. Un logiciel de gestion du temps et des présences permet de maintenir en permanence l’adéquation entre les ressources disponibles et les besoins. Il aide à optimiser la gestion des équipes, à prévoir le bon effectif au bon endroit et au bon moment, et à adapter les effectifs aux imprévus.

• Rapports RH et analyse de données

Extraction et analyse des données relatives au temps de travail, identification des grandes tendances en gestion des ressources humaines, génération de rapports détaillés et aide à la prise de décision.

Comment s’y retrouver parmi les différentes solutions de gestion du temps et des présences?

Les différents types de logiciels de gestion du temps et des présences disponibles

Le marché des logiciels de gestion du temps et des présences propose plusieurs types de solutions.

Celles-ci se différencient par leur niveau de sophistication et leur capacité à répondre aux différents besoins en matière de gestion des temps.

Les logiciels de gestion du temps et des présences dits « standards » proposent des fonctionnalités élémentaires prédéfinies. Offrant peu de possibilités de personnalisation, ces solutions sont plutôt destinées aux petites structures avec des besoins simples (décompte et demandes de congés et de RTT, par exemple).

Certaines solutions de gestion du temps et des présences sont dites « modulaires », laissant aux entreprises la possibilité de choisir différents modules en fonction de leurs besoins spécifiques et même d’en ajouter de nouveaux au fur et à mesure de leur croissance.

Enfin, certaines solutions, beaucoup plus flexibles, permettent d’ajuster le paramétrage afin de répondre au plus près aux besoins des entreprises. Elles conviennent particulièrement aux organisations ayant des exigences complexes ou atypiques.

Quels sont les critères de sélection pour choisir un logiciel de gestion du temps et présences?

Le choix d’un logiciel de gestion du temps et des présences repose principalement sur trois grands critères.

1- Étendue fonctionnelle

• Variété et richesse des différents modules de gestion du temps et des présences.

2- Flexibilité

• Possibilité de personnaliser la solution via le paramétrage pour répondre aux besoins rares ou complexes.
• Capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de l’organisation et à évoluer avec sa croissance.

3- Ergonomie

• Interface simple, intuitive et esthétiquement agréable.
• Facilite l’appropriation par les utilisateurs et limite les résistances au changement.

Pourquoi choisir le logiciel de gestion du temps et des présences de SIGMA-RH?

La solution de gestion du temps et des présences de SIGMA-RH est une suite constituée de quatre modules spécialisés en gestion du temps et des horaires. Elle se distingue par plusieurs points forts, qui en font une solution particulièrement adaptée aux besoins variés des entreprises.

Une approche modulaire

La solution de gestion du temps et des présences de SIGMA-RH est entièrement modulaire, ce qui permet aux organisations de sélectionner uniquement les modules dont elles ont réellement besoin. De nouveaux modules peuvent être ajoutés progressivement, notamment pour accompagner la croissance de l'entreprise et répondre à l’apparition de nouveaux besoins.

Des possibilités de personnalisation grâce au paramétrage avancé

La suite offre également d’importantes possibilités en matière de paramétrage, ce que ne proposent pas les solutions dites « fermées ». Il est ainsi possible de répondre aux besoins spécifiques de chaque client en matière de temps de travail, de pauses, d’heures supplémentaires et de congés (gestion de règles complexes et de scénarios variés, création de compteurs d’heures en fonction des besoins, etc.).

La « planification intelligente collaborative », une fonctionnalité rare

SIGMA-RH est l’un des rares éditeurs de logiciels RH à proposer un module de planification intelligente collaborative. Son rôle ? Utiliser l’analyse prédictive pour optimiser l'affectation des employés sur des plages horaires en fonction des besoins de l'entreprise, des compétences, des disponibilités et des préférences des employés.

Sécurité des données et conformité

Conforme au RGPD et à la Loi 25, la solution de gestion du temps et des présences de SIGMA-RH (disponible en mode SaaS) est également certifiée ISO 27001, SOC 2 Type 2 et HDS, preuve de l’intérêt que l’entreprise accorde à la sécurité des données de ses clients. SIGMA-RH bénéficie aussi d'une expérience éprouvée auprès de grandes entreprises, notamment dans le secteur sensible de la santé. La confidentialité et l’intégrité des données sont préservées au sein d’un environnement ultra sécurisé.

En matière de confidentialité, chaque utilisateur n’a accès qu’aux informations dont il a besoin en fonction de son rôle (responsable RH, gestionnaire, etc.), rien de plus.

Un accompagnement client personnalisé

Contrairement à de nombreux acteurs qui proposent des solutions « prêtes à l'emploi » et une prise en main en ligne, SIGMA-RH se distingue par la qualité de son accompagnement client. Son objectif est de répondre précisément aux besoins spécifiques de chaque client, y compris lorsque ces besoins sont complexes, et d’assurer une appropriation optimale de l’outil.

Une IA intégrée, conçue pour un usage RH

SIGMA-RH a intégré l’IA pour optimiser sa solution de gestion du temps et des présences et répondre à des cas d’usage concrets. Les employés sont, par exemple, accompagnés dans leurs demandes de congés. L’IA leur suggère les bons compteurs à utiliser en priorité pour éviter de perdre des congés et préremplit également les demandes avant de les envoyer en validation.

Les éléments à retenir pour choisir un logiciel de gestion du temps et des présences

• La gestion du temps et des présences constitue une activité essentielle pour les organisations. Les logiciels spécialisés permettent aujourd’hui de simplifier et d’optimiser ce travail en planifiant et en comptabilisant, de manière automatisée, le temps de travail des employés.

• Les logiciels de gestion du temps et des présences disponibles sur le marché n’offrent pas tous les mêmes fonctionnalités. Certains répondent à des besoins de base, tandis que d’autres sont conçus pour gérer des réalités plus complexes. Les petites et moyennes entreprises peuvent se contenter d’une solution simple pour gérer uniquement les demandes de congés et de jours de repos. Les organisations plus grandes ou ayant des besoins plus spécifiques choisiront des solutions offrant des fonctionnalités avancées et permettant une plus grande personnalisation et un paramétrage plus poussé.

• Modulaire, hautement paramétrable et sécurisée, la solution de gestion du temps et des présences de SIGMA-RH est particulièrement adaptée aux entreprises ayant des besoins évolutifs ou complexes. Enrichie par l’IA, elle permet également d’effectuer des analyses détaillées et des rapports avancés pour mieux exploiter les données relatives au temps de travail.

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