Selon une étude de Glassdoor – "The True Cost of a Bad Hire" –, 82% des nouveaux employés restent à leur nouvel emploi s’ils ont vécu un processus d’intégration efficace. Mais qu'est-ce qui rend cet accueil si crucial ? Comment peut-il façonner la perception de votre marque employeur ? Et surtout, comment le peaufiner pour en faire un atout majeur dans la guerre des talents ?
Comment l'accueil et l'intégration influencent-ils la perception de la marque employeur par les nouveaux membres du personnel ?
D’emblée, il convient de mentionner que votre marque employeur doit déjà avoir commencé à être vécue à travers les différentes étapes de l’expérience candidat. Votre profil corporatif sur Indeed, vos publications sur les réseaux sociaux, votre description de poste et votre processus d’embauche sont des exemples de points de contact lors de l’expérience candidat qui constituent vos premières opportunités de prouver concrètement la promesse qui a attiré ce candidat à déposer sa candidature chez vous.
La règle en la matière est simple : il faut que vos bottines suivent vos babines !
Vous avez certainement constaté que la période d’accueil et d’intégration est cruciale pour favoriser la rétention des nouveaux talents. Une partie de cette importance réside dans le fait que cette étape est mitoyenne entre l’expérience candidat et l’expérience employé, comme une période charnière empreinte de grands changements pour tous les individus concernés.
Accueillir un nouveau membre du personnel est un moment rempli de fébrilité ! Vous espérez avoir choisi la bonne personne, que son intégration avec son équipe se passe bien, que son code d’accès informatique sera bien activé… tant d’éléments à penser, n’est-ce pas ?
Truc de pro : portez un regard différent sur cette étape. Mettez « vos lunettes » de nouveau membre du personnel.
Rappelez-vous votre première journée au travail. Quelles étaient vos appréhensions ?
- À quel endroit dois-je me stationner?
- Quel trajet de transport en commun est le plus efficace?
- Est-ce que je pourrai dîner sur place, avec qui?
- Quel est le code vestimentaire au bureau?
- Etc.
Par exemple, si l'un de vos piliers de marque employeur porte sur la bienveillance de l’organisation envers ses employés, assurez-vous que l’accueil et l’intégration sont également en ce sens. Certains employeurs identifient un espace de stationnement dédié aux nouveaux employés. Cette simple tactique permet de réduire la charge mentale, augmente le sentiment de bienveillance et la valorisation du nouveau membre de l’équipe et… fait sourire !
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Faire une demande d'informationQuels éléments clés d'un processus d’accueil et intégration peuvent transformer les nouveaux membres du personnel en ambassadeurs de la marque employeur ?
L’essentiel à retenir : « Les employés peuvent oublier ce que vous leur avez dit, mais n’oublieront jamais comment vous les avez fait sentir ». VIVRE la marque employeur est certainement la meilleure façon de mobiliser les nouveaux talents en ambassadeurs.
Les éléments clés à considérer dans votre processus :
La pré-intégration
Donnez les premières étapes du processus d’intégration aux candidats via courriel ou en format vidéo pour leur permettre de se familiariser avec votre entreprise et de répondre à plusieurs premières questions. Vous pouvez aussi envoyer des marchandises comme des items promotionnels de la marque employeur à leur domicile ou envoyer des SMS par le gestionnaire, mentionnant sa hâte de faire leur connaissance.
Truc de pro : Rédigez un "culture book" qui aidera les nouvelles recrues à comprendre ce qui fait de l'organisation un lieu de travail unique.
Communiquer l’arrivée du nouveau membre à l’équipe
Préparez en amont avec l’équipe directe de travail une activité brise-glace permettant à tous d’avoir des sujets de conversation avec la nouvelle personne.
Truc de pro : Le nouvel employé sera en quête de tisser des liens humains en cherchant des éléments communs entre sa vie et celle de ses nouveaux collègues. Viktor a aussi un garçon qui joue au volleyball, Delphine adore voyager comme moi, Stéphanie semble avoir la même personnalité que moi.
Un programme de mentorat
Outre la formation offerte par un collègue au niveau des tâches, mettez en place un système de mentorat par un pair, provenant même d’une autre équipe. Son rôle sera d’accompagner un nouveau membre du personnel dans tout ce qui entoure son travail à l’exception de ses tâches professionnelles ! Un mentor qui fait visiter les installations, qui est une référence pour toutes les questions autres que techniques.
Truc de pro : choisissez un mentor au même niveau hiérarchique, d’un autre département, cela favorisera l’interdépartementalité et la nouvelle personne ne sera pas intimidée de poser les vraies questions !
L’implication des dirigeants
La présence de la haute direction de votre organisation à une ou plusieurs des étapes de l’accueil et intégration envoie un message fort et clair sur l’importance accordée au nouveau personnel.
Les 4 grands éléments mentionnés ci-haut ne constituent malheureusement pas, à eux seuls, la recette magique au succès.
La clé est d’adapter le processus avec les forces motrices de votre marque employeur. Chaque étape du processus mérite d’être réfléchie et alignée avec votre promesse employeur. Je le répète : soyez consistant et cohérent entre ce que vous dites et ce que vous faites !
« À chacun son processus unique »
Le grand enjeu d’un processus d’accueil et intégration réussis réside dans le fait d’avoir répondu, ou non, aux attentes personnalisées de chacun. Chaque nouveau membre du personnel a des besoins et des désirs différents, façonnés par leur personnalité, leurs expériences antérieures, leur niveau de gestion du risque, leurs aspirations, etc. Le processus d’intégration devrait être modelé aussi en fonction de leur rôle, de leur niveau d’expérience et de leurs préférences. Mais comment y parvenir ? Certes, dans les opérations, il est préférable d’avoir un processus assez uniformisé. Et si on optait pour un processus générique à 70% et une portion personnalisable à 30%? Une prise de besoin par le gestionnaire permettrait de composer, à la carte, les 30% restants. Vous pouvez même mettre en place une liste de choix à cocher. Par exemple, une nouvelle employée provenant de la concurrence directe cumule 15 années d’expérience. Celle-ci pourra certainement passer plus rapidement sur la portion « formation de l’industrie » qu’une autre employée n’ayant pas le même parcours.
« Tout, sauf statique »
L’erreur est de croire que de développer un processus d’accueil et intégration est un chantier à faire une fois aux 10 ans ! Comme votre marque employeur est basée sur les gens qui la composent, que ces gens évoluent tout comme votre organisation, la marque employeur évolue également. Il est essentiel d’opter pour une évolution continue de vos processus. Encouragez la culture du « feedback » afin d’obtenir régulièrement des commentaires sur l’intégration. Ajoutez un sondage de satisfaction d’intégration. L’analyse des réponses permet d’ajuster et d’améliorer le processus. Le meilleur moyen de s’améliorer est d’abord de se mesurer !
Merci à Roxanne Champagne de l'agence de marketing RH sept24 pour la rédaction de cet article.
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