Choisir un SIRH : qui impliquer?

C'est officiel, votre entreprise a décidé de se lancer dans un projet d'implantation de SIRH. Un travail de longue haleine, qui demandera beaucoup de travail, ainsi que l'implication de beaucoup de membres de vos équipes.

D'ailleurs, qui impliquer dans ce processus? C'est ce que nous verrons dans notre article du jour.

LES SERVICES RH, MAÎTRES DU PROJET

Pour commencer, rappelons qu'un logiciel SIRH concerne plusieurs acteurs clés, principalement au niveau de la haute direction des Ressources Humaines.

Recrutement, onboarding, automatisation de tâches administratives redondantes, formations... les services RH voient dans un SIRH des bénéfices que d'autres départements ne verraient peut-être pas au premier abord. C'est même souvent ce département qui propose l'implantation en premier lieu.

C'est pourquoi, dans un grand nombre de cas, les directeurs en charge des services des Ressources Humaines prennent la main sur une partie, voire la totalité du projet.

D'AUTRES DÉPARTEMENTS À NE PAS LAISSER POUR COMPTE

Toutefois, ne pensez pas que seuls les directeurs RH sont nécessaires pour le bon déroulé d'un tel projet.

En effet, il est important d’intégrer d’autres services à cette équipe. Lorsqu’il est question de la gestion des risques, des services de prévention ou de sécurité, pourquoi ne pas intégrer les services métiers, voire les services SI?

Il est important de noter que les projets SIRH sur des outils SaaS ont véritablement bouleversés le marché des projets SIRH. Alors qu’ils étaient majoritairement gérés par les Directions des Services d’Informations, ils sont aujourd’hui de plus en plus gérés par des chefs de projet RH ou en co-animation avec un chef de projet technique.

Vous pouvez également intégrer des utilisateurs clés en provenance de vos services opérationnels.

Enfin, il peut être intéressant d’intégrer un membre du service Achats ou de la direction financière pour cadrer les éléments contractuel et financier du projet.

L’important étant, évidemment, d’impliquer des experts de leur domaine.

Enfin, stratégiquement et selon la taille de votre organisation, il est primordial d’impliquer la haute direction dans votre démarche décisionnelle.

Au fond, cet aspect est la clé du succès de l’opération. Il faut en effet réussir à attacher les orientations du SIRH aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour être efficace et bénéfique aux équipes un Système d'Information de gestion des Ressources Humaines doit être intégré dans tous les aspects quotidiens de votre structure, ainsi que dans sa stratégie globale.

Les managers devraient aussi être impliqués dans le processus. Ils seront moteurs dans l’adoption de la solution, tant à leur niveau qu’à celui de leurs équipes. Leurs avis et retours seront des indicateurs concrets quant au futur usage de la solution.

UN CHEF DE PROJET, UN GRAND PLUS

Un chef de projet peut être un avantage non-négligeable dans votre processus d'implantation. En effet, il n’est pas toujours facile de trouver quelqu’un ayant de la connaissance en gestion de projet, en pilotage, des connaissances métier, capable de prendre de la hauteur, de lier les différents départements en entreprise.

Pourtant, c’est le chef de projet qui sera chargé d’assurer la coordination des équipes internes, le suivi des actions avec les équipes de l’éditeur ou encore d’être responsable de la tenue des délais pour les actions client.

Ce rôle peut également être partagé entre deux personnes, pour alléger leur tâche. On pourrait, par exemple, déterminer un duo Chef de projet métier-Chef de projet TI.

LE SPONSOR, UNE CARTE À JOUER

Le dernier rôle important est celui de sponsor.

Il s’agit ici de la personne qui communique en interne sur le projet en cours. Sa mission est de valoriser le projet, obtenir les budgets nécessaires, s’assurer que les ressources nécessaires sont disponibles…

Il joue également un rôle primordial dans la conduite du changement. Quelque peu « visage du projet », il est chargé de motiver les équipes, de leur donner envie d’utiliser ce nouveau produit.

Cette mission n’est donc pas donnée à tout le monde. Le sponsor doit avoir un certain leadership qui va souvent de pair avec un positionnement stratégique dans l’entreprise.

Un stagiaire ou un alternant, par exemple, pourrait être chef de projet, mais ne pourrait être sponsor. C’est mécaniquement impossible.

On privilège, à la place, les DRH ou les directeurs financiers (DAF). Le directeur général (DG) de l’entreprise pourrait également accepter cette mission dans le cadre d’un plus projet et d’une plus petite structure.

LA CHARGE DE CHACUN

Les différents membres de vos équipes n’auront peut-être pas la même charge de travail tout au long de votre projet d’implantation.

En effet, les demandes et besoins ne seront pas identiques au début de votre projet (phase de cadrage), où il sera plus largement question du planning et de l’organisation générale du projet, qu’à la phase de recette où il faudra tester les processus métier et travailler avec les utilisateurs finaux.

L’équipe de votre éditeur aura évidemment aussi son rôle à jouer dans ce projet de taille.

La mise en place d’un RACi en début de projet vous aidera à bien identifier les rôles et responsabilités ainsi que les pic de charge pour chaque équipe.

Pour rappel, un RACI est une matrice des responsabilités. Elle indique les rôles et les responsabilités des intervenants au sein de chaque processus et activité.

Dans le détail, il s’agit de définir les rôles selon les lettres :

• R – Responsable (Responsible)

Le R réaliste l’action, il en est responsable. Chaque action doit avoir un R attitré.

• A – Acteur, ou approbation (Accountable)

Le A est, comme son nom l'indique, celui qui doit rendre des comptes sur l'avancement de l'action. Il y a toujours un A (et un seul) pour chaque action.

• C – Consultée, ou contributeur (Consulted)

Les C sont les entités (personnes, groupes) qui doivent être consultées.

• I – Informé (informed)

Les I sont les entités qui doivent être informées.