Comment choisir le bon SIRH ? 8 critères techniques à évaluer

LA SÉCURITÉ DES DONNÉES

La sécurité des données est généralement la préoccupation principale des entreprises faisant l’acquisition d’un logiciel en mode SaaS. Les informations se voient exportées au-delà du centre de données de l’organisation et sont stockées dans le Cloud.

Il est donc primordial de vérifier si la solution compte plusieurs niveaux d’encryptions, car un vol d’informations pourrait résulter en la divulgation de renseignements personnels de salariés, des adresses jusqu’aux numéros d’assurance maladie. Il faut également s’assurer que l’hébergeur a des certifications de sécurité et que l’éditeur a une politique de sécurité des données très élevée.

Avec un SIRH puissant et sécuritaire, les données des équipes ne peuvent être lues ailleurs que sur les serveurs du logiciel. Un gage de sécurité non-négligeable pour les organisations.

Néanmoins, l’entreprise ne doit pas oublier qu’elle a aussi un rôle à jouer à l'interne. Elle doit notamment sensibiliser les utilisateurs du SIRH à la protection des informations, notamment des mots de passe, et encadrer les rôles et droits d’administration du SIRH.

LA CONFIDENTIALITÉ

Le département RH gère et manipule des données personnelles hautement sensibles. La mise en place d’un SIRH centralisé peut être une opportunité de sécuriser leur accès en supprimant les bases de données multiples et en définissant des droits d’accès personnalisés.

Pour cela, vous devez vous assurer que la solution choisie permettra d’appliquer une granularité des droits d’accès pertinente au regard des habilitations et responsabilités des différents utilisateurs.

Cela vaut également pour certains champs, qui seront protégés selon les droits de l’utilisateur. Un bon SIRH doit pouvoir contrôler et suivre les connexions et l'ensemble des actions menées par les utilisateurs par la mise à disposition de rapports.

À noter qu’en Europe, depuis 2018, toutes les entreprises sont soumises au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ainsi, l’hébergement des données doit impérativement être en Europe.

UN SAAS EN ACCÈS 24/7

La pandémie a exacerbé les besoins en agilité et en digitalisation au sein des entreprises.

En télétravail, les collaborateurs doivent pouvoir rapidement et facilement accéder à leurs données, mener différentes actions RH (pose de congés, demandes de formation...) depuis leur portail et prendre connaissance des mesures d’accompagnement mises en place par l’entreprise.

En dehors des utilisateurs traditionnels du SIRH, la disponibilité de la solution impacte donc tous les collaborateurs de l’entreprise.

La garantie d’une disponibilité optimale du logiciel RH doit donc être un des critères à prendre en compte pour optimiser la satisfaction et l’expérience utilisateur.

La notion ATAWAD, née de la transformation digitale, le résume très bien : any time, any where, any device.

Les salariés doivent pouvoir consulter la plateforme libre-service de l’entreprise autant au bureau qu’à la maison, lorsqu’ils le souhaitent.

LA PERSONNALISATION DE L'OUTIL

Dans le même objectif d’optimisation de l’expérience utilisateur, les capacités de personnalisation de la solution sont à prendre en compte dans le choix d’une solution SIRH.

En effet, les capacités de personnalisation du SIRH vont permettre de faciliter la conduite du changement en offrant une solution flexible s’adaptant à vos processus cibles.

La personnalisation peut également permettre aux utilisateurs de retrouver un environnement adapté et contextualisé (logo, couleur, menu, …) qui facilitera la prise en main et augmentera le taux d’adoption du SIRH.

LE PARAMÉTRAGE

Un SIRH avec une capacité de paramétrage avancée est évidemment à privilégier. En effet, si la solution est assez flexible et réussit à s’adapter à toutes vos spécificités d’entreprise, vos besoins et demandes, l’éditeur n’aura pas à avoir recours à des développements spécifiques, qui augmentent la complexité (et le budget) des projets SIRH, ainsi que leur maintenance.

Cependant, plus vos besoins en termes de processus ou de structures seront complexes, plus les besoins en termes de capacité de paramétrage seront élevés.

Il faudra donc vous assurer que la solution SIRH retenue soit hautement paramétrable : elle devra être capable de répondre à vos processus actuels, mais surtout être capable de s’adapter à vos futurs besoins et vous accompagner dans vos prochaines évolutions.

L’INTERFAÇAGE

Le SIRH centralise toutes les données RH de l’entreprise mais repose, pour la gestion de celles-ci, sur sa capacité à se connecter et à communiquer avec les autres systèmes d’informations de l’entreprise, notamment la paie.

Cela peut être un procédé complexe si l’entreprise possède plusieurs filiales : les systèmes peuvent se démultiplier, mais les données, elles, ne doivent pas l’être.

Ainsi, votre SIRH doit idéalement comprendre des protocoles connus et éprouvés d’interfaçage avec d’autres systèmes. Autrement dit, il doit détenir une bonne capacité d’import et d’export de données de et vers des systèmes externes.

Grâce aux capacités d’interfaçage de votre solution SIRH, il ne vous sera pas nécessaire de remettre en cause les autres systèmes déjà utilisés (paie, finance, opérations,…) : la solution s'intégrera facilement dans l’architecture SI de votre entreprise.

LA GÉNÉRATION DE RAPPORTS

Un logiciel RH doit également permettre aux entreprises de produire des rapports exhaustifs et d’avoir une vision 360 sur leurs données.

Pour les services de Ressources Humaines, détenir ces chiffres et ces informations clés permet de prendre des décisions stratégiques et de répondre plus facilement aux besoins de l’entreprise, dans l'optique de gagner en efficacité et productivité.

Un générateur de rapports puissant intégré à la solution assure donc l’accessibilité à ces données et chiffres, ainsi que la fiabilité et la sécurité de celles-ci.

En d’autres termes, si un SIRH vous permet de centraliser toutes vos données RH, il est donc logique qu’il soit également l’outil utilisé pour en effectuer l’analyse opérationnelle.

Une autre option est d’exporter les données créées et centralisées par votre SIRH dans des systèmes tiers externes pour y effectuer vos analyses décisionnelles.

Attention toutefois : il ne faut pas oublier qu’il s’agit de données sensibles. Vous devrez vous assurer que l’outil tiers permettra de respecter les niveaux de sécurité et de confidentialité adaptés au traitement de ces données.

Une solution unique comportant un outil de génération de rapport intégré semble donc être l’option la plus conforme aux exigences en termes de sécurité en cours aujourd’hui.

L'ERGONOMIE DE LA SOLUTION

Comme dans tout projet d’implantation de logiciel, le taux d’adoption par les utilisateurs est un facteur clé, souvent synonyme de succès.

Au sein d’une même entreprise, les niveaux d'habilité numériques et de maîtrise d’outils peuvent en effet grandement varier, selon les collaborateurs (âge, fonction, expérience…).

Le logiciel SIRH se doit donc d’être simple d’utilisation et accessible à tous. Il doit être doté de fonctionnalités faciles à appréhender et d’une ergonomie optimisée, et ce, quelle que soit la complexité de vos processus RH.

Le temps consacré à la formation, quels que soit les niveaux d’utilisation, en sera fortement impacté : moins le SIRH sera complexe à utiliser et à prendre en main, plus le temps de formation sera réduit.